学校各单位、各部门：

为深入贯彻落实2020版《中华人民共和国档案法》《档案管理条例》，2024版《黑龙江省档案条例》以及《高等学校档案管理办法》《电子档案管理办法》等法律法规及行业规范，进一步健全我校档案治理体系，规范档案收集归档流程，严格落实电子档案归档管理法定要求，保障学校各类档案资源真实、完整、可用、安全，按照上级部门要求，自2026年起全面推进纸质档案与电子档案同步归档工作。现将有关要求通知如下：

一、提高思想认识，压实归档主体责任

档案工作是学校事业高质量发展的基础性、支撑性工作，全校各部门须严格履行档案形成单位的归档主体责任（详见附件1），严格依照国家档案法律法规要求，建立健全本部门文件材料日常收集、整理、积累、归档工作机制，做到应归尽归、随办随归、年度清零，杜绝文件资料私存、积压、流失、漏归等问题。

各二级院（部、中心、处、室）应指定专（兼）职档案员负责本单位（部门）档案归档工作，由学校档案馆在档案管理系统中为其开通相应档案员账号和权限。

二、依法依规，全面落实双归档制度

（一）依法双规档。根据现行档案法律法规对新时代档案信息化建设与电子档案管理的硬性规定，全校所有部门形成的各类正式文件材料，必须严格落实“双归档、双留存、双备份”制度，即纸质档案与电子档案同步归档、同步留存、同步备份。

（二）纸质与电子档案同源同步。各部门在完成纸质文件整理归档的同时，应同步完成电子文件的采集、校验、整理、著录、移交归档，确保电子文件来源可靠、程序规范、要素齐全、版本唯一，实现纸质档案与电子档案一一对应、同源同步、完整一致。

（三）部门立卷，规范开展。各部门须严格遵循国家及教育部高校档案管理相关规范开展归档工作，严格执行文件整理、格式规范、电子归档、移交审核等统一标准，全面提升我校档案规范化、法治化、信息化管理水平，切实满足档案长期保存、安全管控与合法利用要求。具体归档细则、文件整理标准及移交要求详见附件2。

三、具体工作要求

各部门须严格按照以下归档流程规范开展文件材料归档：

（一）组织完善阶段。各部门安排合适人选担任本单位专职（或兼职）档案员并填写《专（兼）职档案员基本情况表》，将鲜章PDF版发送至学校档案馆邮箱，后续为各部门档案员统一设置账号与权限。

（二）收集与检查阶段。各部门档案员负责收集本部门需归档的文件材料，做到随办随归、应收尽收；收集后应逐一检查文件材料是否完整，文件材料不完整、要件缺失的不得进入整理环节，以免损害档案的权威性、影响档案利用效果。

（三）整理与分类阶段。各部门档案员将收集齐备的文件材料按年度、类别/问题、保管期限进行分类整理；文件整理的具体操作流程按学校《归档文件整理规则》执行，归档量较大、分类较复杂的部门可联系档案员现场或远程指导。

（四）编号与审核阶段。各部门档案员对分类整理后的文件材料进行排列、编号并编制目录；经档案室审核合格后加盖档案章，确保档号编制规范、目录与实体一一对应。

（五）数字化与同步阶段。各部门档案员对归档文件进行扫描并录入档案管理系统；扫描时应严格遵守保密原则、防止信息泄露，扫描文件统一为PDF格式，确保电子文件与纸质文件保持一致、勿缺页漏页、勿用修图软件修改内容，实现纸质档案与电子档案同步生成、同源对应。

（六）预归档阶段。各部门档案员将纸质档案信息、数字化完成的文件材料先行录入档案管理系统，完成数据的登记与挂接；同时打印案卷封皮，并对纸质文件材料进行装盒整理，为正式移交入库做好前期准备。

（七）移交与入库阶段。各部门档案员将纸质文件、电子文件一并向档案室办理移交手续，完成装盒后的纸质档案上架、电子档案上传系统入库保存，形成“收集—检查—整理—编号—审核—数字化—预归档—移交—入库”的完整闭环。

四、时间安排

第（一）阶段工作应于10月21日前完成，第（二）阶段到（七）阶段工作依据本部门实际情况尽快完成，应不晚于本学期末全部完成。

档案馆负责对全校各部门归档工作提供全方位的业务指导和支持。

如有疑问请致电档案馆。

电话：0459-6503243

联系人：徐晓丽  司丽华  于生云  

邮箱：[email protected]

永利平台app下载档案管理工作委员会

                                                 2026年10月13日